Với tư cách là người quản lý, bạn có rất nhiều trách nhiệm, đôi khi có thể cảm thấy quá tải, nhưng đó là lý do tại sao bạn cần có một đội ngũ. Bạn không cần phải làm mọi thứ một mình. Nhiều người quản lý mới gặp khó khăn trong quá trình chuyển đổi này, cảm thấy rằng họ vẫn phải thực hiện mọi nhiệm vụ nhỏ nhặt trong danh sách việc cần làm của mình. Tuy nhiên, để trở thành một nhà lãnh đạo hiệu quả, điều quan trọng là phải học được nghệ thuật phân công nhiệm vụ.

Cho dù bạn vừa được thăng chức hay đã quản lý một nhóm trong một thời gian, bạn nên hiểu rằng việc phân công nhiệm vụ hiệu quả sẽ tốt cho năng suất của nhóm cũng như của chính bạn và thậm chí có thể giúp nhóm của bạn học hỏi các kỹ năng mới đồng thời xây dựng văn hóa tin tưởng.

Ủy quyền là gì?

Ủy quyền là khi người quản lý sử dụng quyền hạn của mình để giao trách nhiệm cho người khác trong nơi làm việc, chẳng hạn như cấp dưới trực tiếp hoặc đồng nghiệp. Việc ủy ​​quyền nhiệm vụ rất quan trọng bởi vì việc lập kế hoạch chiến lược cấp cao mà bạn chịu trách nhiệm sẽ tốn thời gian và năng lượng. Bạn sẽ không có đủ cả hai nếu bị sa lầy vào những công việc lặt vặt.

Ví dụ, hãy tưởng tượng bạn là giám đốc marketing đang giám sát một chiến dịch email gửi đến một nhóm khách hàng. Trước khi chiến dịch bắt đầu, bạn cần tạo nội dung, thiết kế đồ họa và xây dựng danh sách email của đối tượng mục tiêu. Sau đó, chiến dịch phải được thêm vào phần mềm tiếp thị email như iContact hoặc Mailchimp. Khi phân công nhiệm vụ cho chiến dịch này, một người quản lý giỏi cần gửi hướng dẫn chi tiết qua email hoặc công cụ phân công nhiệm vụ. Hãy chắc chắn rằng bạn đã bao gồm tầm nhìn và mục tiêu của mình trong hướng dẫn. Trong ví dụ này, các nhân viên sau đây rất phù hợp để hỗ trợ chiến dịch. Sau khi mỗi thành viên trong nhóm hoàn thành nhiệm vụ được giao, họ nên gửi cho bạn để xem xét. Sau đó, bạn sẽ tổng hợp tất cả các phần lại và lên lịch triển khai chiến dịch email.

3 yếu tố của việc ủy ​​quyền

Việc phân công trách nhiệm có ba khía cạnh chính, được gọi là các yếu tố của việc phân công:

• Quyền hạn: Điều này đề cập đến quyền của người quản lý trong việc chỉ đạo nhân viên thực hiện các nhiệm vụ nhất định trong phạm vi trách nhiệm của nhóm. Điều này có nghĩa là người quản lý có quyền hạn đối với cấp dưới. Trước khi giao nhiệm vụ, người quản lý cần sử dụng quyền hạn của mình để đánh giá kỹ năng của cấp dưới và nhận thức rằng đôi khi cấp dưới cần được đào tạo. Là người có quyền hạn, bạn cũng cần hành động như một nhà lãnh đạo và tránh quản lý quá chi tiết.
• Trách nhiệm: Đây là nghĩa vụ của cấp dưới phải hoàn thành thành công các nhiệm vụ được giao. Người quản lý trao cho cấp dưới một mức độ tin tưởng nhất định để hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả.
• Trách nhiệm giải trình: Để ủy quyền thành công, cấp dưới cần chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ được giao. Dù có sử dụng công cụ ủy quyền hay không, cấp dưới cũng nên cập nhật cho quản lý về tiến độ công việc của mình. Quản lý cũng cần chịu trách nhiệm về hướng dẫn mà họ đưa ra; nếu hướng dẫn không rõ ràng, quản lý không thể kỳ vọng cấp dưới sẽ thành công.

Làm thế nào để ủy quyền hiệu quả

1. Sử dụng các công cụ ủy quyền

Để quản lý nhân viên dễ dàng hơn và theo dõi tiến độ mà không cần can thiệp quá sâu vào từng chi tiết, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý dự án để phân công công việc hiệu quả. Một vài chương trình như vậy là Asana, Basecamp và Trello. Bạn sẽ có hàng tá lựa chọn khác khi chọn phần mềm quản lý dự án cho tổ chức của mình.

2. Nắm vững các kỹ năng ủy quyền cốt lõi

Khi giao nhiệm vụ, bạn cần phải làm rõ kỳ vọng và tầm nhìn của mình đối với các công việc được giao. Giao tiếp tốt, rõ ràng bao gồm hướng dẫn cụ thể sẽ mang lại hiệu quả cao. Khi gửi email giao nhiệm vụ, hãy thử sử dụng lời kêu gọi hành động trong tiêu đề email (ví dụ: “Cần người xem xét và hiệu đính bản tin”).

Trong nội dung email, hãy nêu rõ những kỳ vọng của bạn, bao gồm cả thời hạn. Bên cạnh khả năng giao tiếp xuất sắc và kỳ vọng rõ ràng, các kỹ năng ủy quyền có giá trị bao gồm việc hỗ trợ và theo dõi sát sao. Luôn luôn cho nhóm của bạn biết khi họ làm tốt và cảm ơn họ.

3. Đào tạo

Bạn không thể lúc nào cũng cho rằng cấp dưới của mình biết mọi thứ hoặc có thể tự tìm ra giải pháp. Là người có thẩm quyền, nhiệm vụ của bạn là dạy cho nhân viên những kỹ năng mới. Nhân viên càng biết nhiều, họ càng có thể giúp bạn giảm bớt gánh nặng công việc sau này.

Ủy quyền đúng cách bao gồm việc tránh những nhiệm vụ tẻ nhạt, cấp thấp và những công việc bạn không thích. Nó cũng bao gồm việc giao cho người khác những nhiệm vụ mà họ có thể làm tốt hơn bạn.

(CASIC dịch)