Nếu bạn đã đạt được thành công nào đó trong sự nghiệp, rất có thể bạn đã nhận được sự giúp đỡ từ các chuyên gia khác. Có thể một người quen từ thời đại học đã giới thiệu bạn đến với kỳ thực tập đầu tiên , hoặc một đồng nghiệp giàu kinh nghiệm ở vị trí công việc ban đầu đã giúp bạn thăng tiến. Hầu hết mọi người trong giới kinh doanh đều bắt đầu từ vị trí thấp nhất và dần dần thăng tiến, nhưng họ thường không làm điều đó một mình.

Người cố vấn là gì?

Người cố vấn là những cá nhân giúp đỡ, hướng dẫn những chuyên gia ít kinh nghiệm hơn, cung cấp chỉ dẫn về các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc, cũng như những khía cạnh vô hình hơn trong việc định hướng thế giới nghề nghiệp. Người cố vấn đóng vai trò chuyển giao kiến ​​thức vô cùng quan trọng trong tổ chức của bạn, giúp thế hệ tiếp theo không lãng phí thời gian quý báu để lặp lại những sai lầm mà người khác đã mắc phải. Bằng cách trở thành người cố vấn, bạn cung cấp một diễn đàn để những người trẻ tiềm năng học hỏi từ sự chỉ dẫn và kinh nghiệm của người đi trước, từ đó họ có thể đưa ra những quyết định tốt hơn trong những tình huống tương tự.

Những yếu tố nào tạo nên một người cố vấn giỏi?

1. Giao tiếp và lắng nghe

Người được bạn hướng dẫn cuối cùng nên tự quản lý con đường sự nghiệp của mình. Bạn giúp họ đạt được bất cứ điều gì họ muốn. Đừng can thiệp quá nhiều vào kế hoạch của họ bằng mong muốn hoặc ý kiến ​​cá nhân của bạn. Hãy hỏi họ về những khát vọng cũng như kỳ vọng của họ đối với bạn. Ví dụ, họ đang tìm kiếm sự hỗ trợ, hướng dẫn hay cái nhìn sâu sắc?

Hãy chắc chắn rằng bạn nhắm đúng mục tiêu. Ví dụ, có thể bạn muốn giúp đỡ ai đó đang trải qua hoàn cảnh tương tự như bạn, hoặc có lẽ bạn muốn mang đến cho ai đó những cơ hội mà họ không có được.

“Hãy xác định rõ… người được hướng dẫn nên nhận được gì từ mối quan hệ hướng dẫn với bạn và tại sao bạn muốn làm người hướng dẫn,” Sarah Deane, người sáng lập EffectUX, cho biết. “Điều này sẽ giúp bạn thiết lập kỳ vọng, thống nhất mục tiêu của mối quan hệ và duy trì ranh giới lành mạnh, tôn trọng mối quan hệ.”

Nếu bạn và người được hướng dẫn cùng chia sẻ những hy vọng và mong muốn về mối quan hệ này, bạn sẽ thiết lập được một mối quan hệ tương hỗ có giá trị. Việc hướng dẫn không phải là cuộc trò chuyện một chiều; đó là một cuộc thảo luận cởi mở khuyến khích suy nghĩ, câu hỏi và mối quan ngại của cả hai bên.

Điều này cũng phải diễn ra mà không có sự phán xét. Nếu người được hướng dẫn cảm thấy quá thiếu tự tin để đặt câu hỏi, bạn cần tìm cách để giành được sự tin tưởng và xây dựng lòng tin của họ. Giao tiếp chiếm 99% chất lượng của mối quan hệ người hướng dẫn - người được hướng dẫn. Nếu hai người không thể chia sẻ rõ ràng các ý tưởng, suy nghĩ, quan điểm và phản hồi, thì mục đích của mối quan hệ sẽ thất bại. Người được hướng dẫn cần có thể tâm sự với người hướng dẫn. Nếu thiếu sự tin tưởng và giao tiếp hiệu quả , mối quan hệ sẽ không thành công.

“Điều quan trọng là phải hiểu những thách thức, mục tiêu, mong muốn và cảm xúc của người được hướng dẫn để bạn có thể hỗ trợ, tương tác và khuyến khích họ một cách tốt nhất,” Deane nói.

2. Đưa ra những lời phê bình mang tính xây dựng

Mặc dù bạn không muốn phán xét hay xúc phạm người được hướng dẫn, nhưng bạn cũng không nên lọc phản hồi của mình để tránh làm tổn thương họ. Có cách để đưa ra lời phê bình mà không làm mất lòng tin của họ. Chia sẻ kinh nghiệm của bạn là một cách tuyệt vời để truyền đạt thông điệp mà không trực tiếp chỉ trích họ. Ví dụ, hãy kể cho họ về một sai lầm bạn đã mắc phải và cách bạn học hỏi từ nó. Nếu người được hướng dẫn tinh ý, họ sẽ nhận ra sự so sánh và thông điệp ngầm: “Đừng làm những gì tôi đã làm, và đây là lý do tại sao.” Mục đích là để giáo dục, chứ không phải để hạ thấp người đó.

Nuttall nói rằng bạn nên khéo léo và tế nhị khi nêu lên những lo ngại của mình. Thay vì chỉ nêu ra những sai lầm hoặc thiếu sót của người được hướng dẫn, hãy chỉ ra điều gì đó tích cực, rồi đưa ra lời khuyên để giúp họ cải thiện công việc.

“Bất cứ ai bạn đang hướng dẫn cũng sẽ không thể làm đúng mọi thứ ngay từ lần đầu tiên, vì vậy bạn cần phải có khả năng [đưa ra] phản hồi mang tính xây dựng nhưng hiệu quả để đảm bảo họ cải thiện và tiến bộ,” Nuttall nói.

Nếu nhân viên của bạn trở nên nhạy cảm hoặc phòng thủ, hãy hỗ trợ họ hết mức có thể. Một lần nữa, hãy kể lại những trải nghiệm của chính mình để giải thích về những lần bạn từng mắc sai lầm, hoặc đơn giản là hướng sự chú ý của họ đến những tiến bộ và thành tựu mà họ đã đạt được cho đến nay. Sự hài hước tự trào phúng rất hiệu quả trong việc làm giảm bớt sự phòng thủ của người được hướng dẫn và khiến họ lắng nghe trở lại.

3. Thực hành sự đồng cảm

Điều quan trọng là phải kết nối với người được bạn hướng dẫn và hiểu được quan điểm cũng như cảm xúc của họ. Nếu họ đang có một ngày tồi tệ, bạn nên cảm nhận được năng lượng tiêu cực đó và giúp họ vượt qua khó khăn.

“Sự đồng cảm là một phẩm chất quan trọng của một người cố vấn giỏi,” Nuttall nói. “Bạn cần phải hiểu được người được mình hướng dẫn đang cảm thấy thế nào và cách tốt nhất để hướng dẫn họ.”

Có thể bạn nghĩ rằng sự đồng cảm không thể dạy được, nhưng với sự luyện tập, bạn có thể đạt được những cấp độ cao hơn. Điều này đòi hỏi nỗ lực: lắng nghe nhiều hơn; tò mò về người khác; trân trọng những người khác biệt với bạn; loại bỏ bất kỳ định kiến ​​bẩm sinh nào; và tự trau dồi kiến ​​thức để phá bỏ những định kiến ​​sai lầm và quan niệm thiếu hiểu biết.

Ví dụ, bạn không thể mong đợi mọi người tiến bộ với tốc độ giống như bạn. Bạn và người được hướng dẫn có những điểm mạnh, sở thích, nền tảng và kinh nghiệm khác nhau; hãy cẩn thận đừng đặt kỳ vọng quá cao lên người được hướng dẫn. Một sai lầm phổ biến mà những người hướng dẫn trong các lĩnh vực kỹ thuật thường mắc phải là cho rằng một người được hướng dẫn tiềm năng trong cùng lĩnh vực sẽ thể hiện, suy nghĩ và hành động giống như người hướng dẫn. Những thử thách mà thế hệ bạn từng gặp phải có thể không còn cần thiết hoặc phù hợp nữa. Đừng đánh giá người được hướng dẫn chỉ vì họ không trải qua quá trình gian khổ như bạn để được thăng tiến .

Thời thế thay đổi, và các tổ chức cũng vậy. Nếu bạn có thể gạt bỏ cảm xúc cá nhân về những khó khăn mà bạn đã từng trải qua, bạn sẽ có thể giao tiếp rõ ràng hơn với người đã tránh được thử thách đó và vẫn vươn lên đảm nhiệm cùng vai trò và đáp ứng được kỳ vọng.

“Điều này đôi khi nói thì dễ hơn làm, đó là lý do tại sao sự kiên nhẫn cũng là một đức tính thiết yếu của một người cố vấn hiệu quả. Không phải ai cũng sẽ nắm bắt mọi thứ nhanh như bạn, và không phải ai cũng sẽ thấy phương pháp làm việc của bạn là phương pháp hiệu quả nhất đối với họ,” Nuttall nói.

Nếu quy trình hiện tại không hiệu quả, hãy thay đổi nó. Thích nghi dần dần và luôn tham gia cùng người được hướng dẫn trong các quyết định.

4. Hãy để người được bạn hướng dẫn đưa ra quyết định.

Vì bạn cho rằng mình "biết rõ hơn", bạn có thể muốn nắm lấy tay lái trong khi người được hướng dẫn chỉ ngồi ghế phụ. Nhưng mối quan hệ giữa hai người không nên như vậy. Nhiệm vụ của người hướng dẫn là giúp người được hướng dẫn học được vai trò của mình, chứ không phải làm thay họ.

Một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà người được hướng dẫn cần phát triển, dưới sự chỉ dẫn của bạn, là khả năng tư duy nhanh nhạy trong những tình huống nhiều yêu cầu cùng lúc và áp lực cao. Có người gọi đó là sự sáng tạo; người khác gọi đó là sự nhạy bén. Dù gọi là gì đi nữa, người được hướng dẫn phải có khả năng giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng. Vai trò của bạn với tư cách là người hướng dẫn là giúp họ phát triển những kỹ năng đó .

Hãy tưởng tượng bạn là một người hướng dẫn lái xe: Bạn ngồi ở ghế phụ, cho phép người được hướng dẫn hoàn toàn điều khiển hành trình. Tuy nhiên, bạn vẫn ở đó để đưa ra lời khuyên và chỉ dẫn hoặc kéo phanh khẩn cấp nếu cần.

“Hãy thêm yếu tố tự chủ vào cấu trúc hướng dẫn của bạn sau khi đã thiết lập được mối quan hệ tốt và mức độ tin tưởng với người mà bạn đang hướng dẫn,” Nuttall nói. “Hãy giao cho họ một số trách nhiệm và cho phép họ tự đưa ra quyết định trong một số khía cạnh của công việc. Điều này sẽ khuyến khích họ suy nghĩ độc lập và nâng cao sự tự tin, cho thấy bạn tin tưởng vào họ.”

Nếu bạn tin tưởng vào người được bạn hướng dẫn và thể hiện điều đó rõ ràng bằng cách cho phép họ tự chủ, họ sẽ có niềm tin lớn hơn vào cả bạn và chính bản thân mình.

5. Hãy nỗ lực trở thành một hình mẫu tích cực.

Người được bạn hướng dẫn có thể học hỏi được rất nhiều điều chỉ bằng cách quan sát và học hỏi từ lời nói và hành động của bạn. Họ có thể nắm bắt cách bạn cư xử và tương tác với người khác hoặc với một nhiệm vụ cụ thể. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong một dự án, người được bạn hướng dẫn có thể quan sát cách bạn phản ứng với bất kỳ trở ngại nào có thể gặp phải. Nếu bạn bị ảnh hưởng tiêu cực bởi nhiệm vụ này và điều đó thể hiện qua hành vi của bạn, bạn có thể vô tình đẩy người được bạn hướng dẫn ra xa hoặc cho phép họ nhìn thấy một khía cạnh mà họ bắt đầu cho là chấp nhận được.

Để hướng dẫn người được bạn cố vấn đi đúng hướng, hãy chỉ cho họ nhiều cách xử lý các tình huống khó khăn và thảo luận chi tiết với họ về quy trình của bạn. Hãy cho họ biết rằng họ có quyền lựa chọn cách phản ứng trước tin xấu hoặc một dự án thất bại. Điều này có thể bao gồm việc nói chuyện với người giám sát khi họ mắc lỗi hoặc học cách vực dậy tinh thần khi thất bại trong một nhiệm vụ. Với kinh nghiệm của bạn, họ có thể nhận ra những phản ứng nào sẽ cản trở hoặc giúp đỡ họ vượt qua bất kỳ thời điểm khó khăn nào.

Việc trở thành một hình mẫu tích cực cũng đúng khi bạn đang đối mặt với một tình huống tốt đẹp, hoặc một tình huống có lợi cho bạn. Điều quan trọng là phải thể hiện tình huống tích cực đó một cách khôn ngoan và có tầm nhìn xa, cho thấy bạn muốn nhận được nhiều trải nghiệm tương tự hơn như thế nào và bạn có thể làm gì để biến điều đó thành hiện thực.

(CASIC dịch)