Các cuộc họp không nhất thiết phải nhàm chán, đặc biệt là khi bạn biết cách sử dụng từ ngữ và cụm từ phù hợp để thu hút người nghe và những từ nào nên tránh. Tránh những từ ngữ sáo rỗng vô nghĩa và giao tiếp rõ ràng bằng những thuật ngữ phù hợp, tạo ra phản ứng tích cực từ người nghe có thể giúp cuộc họp hiệu quả hơn. Chúng cũng có thể nâng cao thương hiệu cá nhân của bạn bằng cách khẳng định bạn là một nhà lãnh đạo chu đáo và người giao tiếp hiệu quả. Dưới đây là hướng dẫn về những từ ngữ hiệu quả và cách sử dụng chúng.

Lời nói rất quan trọng, đôi khi quan trọng hơn chúng ta tưởng. Điều này đặc biệt đúng trong các cuộc họp kinh doanh. Hãy quên đi kỹ năng thuyết trình, bắt tay và những bộ vest quyền lực; bí quyết để thành công trong một cuộc họp kinh doanh chính là những gì bạn nói.

Trên thực tế, các nhà nghiên cứu tại MIT đã phân tích các cuộc họp kinh doanh và phản hồi của khán giả đối với một số từ và cụm từ nhất định để xác định những từ nào hiệu quả nhất. Dưới đây là một số phát hiện: Các từ “vâng,” “cho,” “bắt đầu,” “cuộc họp” và “thảo luận” có tác động mạnh hơn những từ khác. Sử dụng những từ ngữ này một cách hiệu quả có thể dẫn đến thành công. Phương pháp phân tích cuộc họp dựa trên dữ liệu đã tạo ra danh sách năm từ khóa quyền lực này. Những từ ngữ này cần được sử dụng đúng cách và đúng thời điểm. Sử dụng những từ ngữ mạnh mẽ ngay từ đầu cuộc họp sẽ thu hút sự chú ý và tập trung của người tham dự. Tập trung lại sự chú ý trong các cuộc họp kinh doanh bằng những từ ngữ thiết yếu giúp chuyển hướng chủ đề thảo luận. Kết thúc cuộc họp bằng những lời lẽ tích cực sẽ tạo ra phản hồi tích cực.

Để thực hiện nghiên cứu này, giáo sư Cynthia Rudin (khi đó đang làm việc tại Đại học Duke) và sinh viên Been Kim (khi đó đang làm việc tại Google DeepMind) đã phân tích dữ liệu từ nhiều cuộc họp kinh doanh và xác định những từ cụ thể có tác động lớn. Hơn 11 triệu cuộc họp kinh doanh diễn ra mỗi ngày trên toàn thế giới, vì vậy việc tìm hiểu những từ nào ảnh hưởng đến năng suất và kết quả của các cuộc họp đó có thể giúp các công ty thay đổi hướng đi thành công của mình, Rudin và Kim cho biết.

Việc nghiên cứu các cuộc họp rất phức tạp, vì khó có thể hiểu được các tín hiệu xã hội và động lực tương tác phức tạp giữa các cá nhân. Nhưng nghiên cứu của Rudin và Kim rất độc đáo vì đây là một trong những nghiên cứu đầu tiên sử dụng phương pháp dựa trên dữ liệu để phân tích cuộc họp. Bằng cách sử dụng các kiểm định giả thuyết và mô hình dự đoán, họ đã tạo ra một danh sách gồm năm từ thể hiện khả năng thuyết phục cao và thường dẫn đến phản hồi mong muốn.

Các phương pháp hiệu quả khác để tổ chức cuộc họp

Tránh những lời khen sáo rỗng

Các nhà nghiên cứu cũng phát hiện ra rằng những lời khen ngợi được đưa ra trong các cuộc họp không phải lúc nào cũng đạt được hiệu quả như mong muốn. Trong nghiên cứu này, những lời khen được sử dụng để bù đắp cho những nhận xét tiêu cực trong cuộc họp thường bị coi là không chân thành.

Hãy sử dụng những từ ngữ thể hiện quyết định

Các nhà nghiên cứu cũng đã nghiên cứu những từ ngữ báo hiệu một quyết định sắp được đưa ra, để hiểu rõ hơn về quá trình ra quyết định. Họ xác định rằng khi nhân viên đưa ra đề xuất hoặc yêu cầu thông tin, họ mong đợi một quyết định.

“Tính năng này sẽ hữu ích khi bạn nghe lại một cuộc họp đã được ghi âm trước đó và muốn tua nhanh đến đoạn quyết định quan trọng,” Rudin nói. “Hoặc, nó có thể giúp các nhà quản lý làm việc hiệu quả hơn nếu họ được tự động thông báo tham gia cuộc họp khi sắp có quyết định được đưa ra.”

Khi nào thì nên sử dụng những từ ngữ mạnh mẽ?

Để sử dụng những từ ngữ này một cách hiệu quả, bạn cần biết cách và thời điểm để khéo léo lồng ghép chúng vào cuộc trò chuyện. Nghiên cứu đã chỉ ra tác động của từng từ trong các giai đoạn khác nhau của một cuộc họp. Hãy xem bản tóm tắt này để khám phá thời điểm hiệu quả nhất để sử dụng những từ ngữ và chiến thuật giao tiếp nhất định.

Khai mạc/bắt đầu cuộc họp tốt

Phần mở đầu cuộc họp là thời điểm hoàn hảo để bắt đầu sử dụng năm từ này. Trong phần này của cuộc họp, những từ này thu hút sự chú ý và tập trung của người tham dự.

Ví dụ, từ “vâng” thể hiện sự đồng ý hoặc chấp nhận. Khi được sử dụng trong phần mở đầu của một cuộc họp kinh doanh, nó có thể thể hiện sự cam kết của bạn đối với chủ đề cũng như sự cần thiết của cuộc họp. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng “vâng” khi chuyển sang chủ đề khác, người khác có thể hiểu đó là sự đồng tình với việc cần phải chuyển sang chủ đề khác hoặc là sự bác bỏ chủ đề trước đó. Vào cuối cuộc họp, “vâng” có thể thể hiện mong muốn của bạn về việc kết thúc cuộc họp.

Bằng cách đưa từ “bắt đầu” vào phần mở đầu, bạn thu hút được sự chú ý của người tham dự. Điều này cho mọi người biết rằng thời gian chờ đợi và trò chuyện đã kết thúc và họ nên bắt đầu lắng nghe tích cực, vì công việc chính sắp được tiến hành.

Tương tự, từ “cho” (give) tập trung sự chú ý của mọi người vào người nói. Bằng cách sử dụng từ này khi bắt đầu một cuộc họp hoặc khi giới thiệu một diễn giả mới, bạn sẽ khơi gợi sự hào hứng tiềm thức về việc được nhận một thứ gì đó có giá trị.

Khi thêm từ “cuộc họp” vào phần mở đầu, nó thể hiện giọng điệu mà cuộc trò chuyện sẽ diễn ra. Điều này cho thấy đây không phải là một cuộc trò chuyện xã giao mà là một cuộc thảo luận, thường là về một chủ đề cụ thể.

Việc sử dụng từ “thảo luận” trong câu mở đầu khuyến khích người tham dự đóng góp vào cuộc thảo luận. Mọi người sẽ chú ý hơn khi họ cảm thấy mình được tham gia. Gọi bất kỳ cuộc trao đổi nào trong cuộc họp là “thảo luận” sẽ tạo ra sự gắn kết, giúp mọi người cảm thấy thoải mái hơn khi đóng góp ý kiến ​​của mình.

Đổi chủ đề

Khi đến lúc chuyển sang chủ đề tiếp theo, đôi khi rất khó để thuyết phục người khác thay đổi suy nghĩ. Bằng cách sử dụng năm từ này, bạn có thể giúp mọi người dễ dàng chuyển đổi hơn. Từ “ừ” có thể giúp bạn chuyển tiếp dễ dàng hơn. Việc đồng ý với những gì đang được nói về chủ đề trước đó sẽ thu hút sự chú ý. Sau đó, bạn có thể sử dụng sự đồng ý đó để chuyển sang chủ đề tiếp theo. Ví dụ: “Ừ, đó là một điểm rất hay. Nó nhắc tôi nhớ đến vấn đề chúng ta đang gặp phải với…” Từ "bắt đầu" cũng là một từ tuyệt vời để chuyển chủ đề. Nó trực tiếp cho người nghe biết rằng một điều gì đó mới đang bắt đầu.

Đôi khi, các cuộc họp có thể đi chệch chủ đề và cần được điều chỉnh lại. Sử dụng từ “cuộc họp” có thể làm được điều đó. Ví dụ, nói, “Có lẽ đây là việc cần thảo luận trong cuộc họp tiếp theo,” là một cách tuyệt vời để nhẹ nhàng thay đổi chủ đề. Nghiên cứu chỉ ra rằng kiểu điều chỉnh chủ đề nhẹ nhàng này luôn được đón nhận tích cực mỗi khi người nói sử dụng nó.

Kết thúc cuộc họp

Vào cuối cuộc họp, việc sử dụng đúng từ ngữ có thể đảm bảo bạn nhận được sự đón tiếp nồng nhiệt và cuối cùng là sự chấp thuận cho các đề xuất của mình. Nghiên cứu cho thấy rằng việc sử dụng năm từ thiết yếu ở giai đoạn này thường dẫn đến việc đề xuất được chấp thuận.

Việc sử dụng năm từ ngữ hiệu quả cao này trong một cuộc họp kinh doanh có thể không đảm bảo thành công, nhưng nó làm tăng đáng kể khả năng thành công. Phương pháp tiếp cận độc đáo của các nhà nghiên cứu này cung cấp những lời khuyên hữu ích cho bất kỳ cuộc họp kinh doanh nào.

Những từ ngữ sáo rỗng cần tránh trong cuộc họp kinh doanh

Cũng giống như một số từ ngữ và cụm từ có thể cải thiện hiệu quả của bạn trong cuộc họp, một số từ ngữ sáo rỗng có thể khiến người nghe mất tập trung. Những từ này, như “sự cộng hưởng”, dường như khiến mọi người trong phòng đều cảm thấy khó chịu. Hầu hết chúng đều bị lạm dụng hoặc không truyền đạt bất cứ điều gì cụ thể, vì vậy người nghe quen với việc bỏ qua chúng vì cho rằng đó là từ ngữ thừa hoặc thuật ngữ chuyên ngành. Hãy xem danh sách các từ ngữ sáo rỗng trong kinh doanh cần tránh để giúp cải thiện phong cách giao tiếp của bạn.

Thực tế, những từ ngữ sáo rỗng có thể cản trở bạn ở những nơi khác ngoài các cuộc họp kinh doanh. Khi giao tiếp trực tuyến, bạn cũng nên tránh sử dụng những từ ngữ lỗi thời hoặc kém hiệu quả. Những từ ngữ sáo rỗng cần tránh trên LinkedIn này có thể giúp bạn tránh bị coi là thiếu tự nhiên hoặc ngớ ngẩn khi cố gắng kết nối với đồng nghiệp và mở rộng mạng lưới của mình. Lời khuyên này không chỉ giới hạn ở LinkedIn; hãy xem xét danh sách này cho tất cả các kênh kỹ thuật số.

Lời nói rất quan trọng, vì vậy hãy lựa chọn khôn ngoan.

Vốn từ vựng bạn sử dụng không chỉ truyền tải định nghĩa của từ. Việc lựa chọn và kiên định với một phong cách ngôn ngữ nhất định có thể thể hiện cá tính của bạn đối với người nghe. Nếu bạn muốn nổi bật như một người chu đáo với góc nhìn phong phú và độc đáo, thì vốn từ vựng của bạn cần thể hiện điều đó. Khi suy nghĩ về phong cách giao tiếp của mình, hãy đọc hiểu ý nghĩa ẩn chứa bên trong và tự hỏi thông điệp rộng hơn mà lời nói của bạn muốn truyền tải là gì. Làm như vậy có thể cải thiện chất lượng các cuộc họp và cách bạn được nhìn nhận trong công việc.

(CASIC lược dịch)